De servicehistorie op een kenplaat is een cruciaal onderdeel van de verplichte documentatie voor airco- en klimaatinstallaties onder de F-gassenverordening. Deze informatie zorgt ervoor dat installaties conform blijven en dat eigenaren hun vergunningen behouden.
Wat is de servicehistorie op een kenplaat precies?
De servicehistorie op een kenplaat is een verplichte registratie van alle uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden, reparaties en wijzigingen aan een airco- of klimaatinstallatie. Deze informatie moet zichtbaar zijn op de kenplaat zelf of gekoppeld zijn aan een logboek dat ter plaatse raadpleegbaar is.
De servicehistorie vormt samen met de technische specificaties het complete identificatiesysteem van een installatie. Het gaat niet alleen om wat er is gebeurd, maar ook om wie het heeft uitgevoerd en wanneer. Deze traceerbaarheid is essentieel om aan te tonen dat wordt voldaan aan de F-gassenverordening en de PED-certificering.
Voor installaties met meer dan 5 ton CO₂-equivalent is een digitaal logboek verplicht waarin de servicehistorie wordt bijgehouden. Dit logboek moet te allen tijde op locatie beschikbaar zijn, ook tijdens storingen of buiten kantooruren. De kenplaat verwijst naar dit logboek met de vermelding: “Logboek aanwezig: ja/nee”.
Welke onderhoudsgegevens zijn verplicht op de kenplaat?
Verplichte onderhoudsgegevens op de kenplaat omvatten het installatienummer, installatietype, installatiedatum, koudemiddelgegevens (type, GWP-waarde, vulling), de CO₂-equivalentberekening, de PED-categorie, druk- en temperatuurwaarden en de aanwezigheid van een logboek. Voor installaties van na 1 januari 2017 gelden aanvullende eisen.
De belangrijkste technische specificaties die op elke kenplaat moeten staan, zijn de minimale en maximale werkdrukken voor zowel lage als hoge druk, plus de temperatuurlimieten. Voor R32-installaties zijn dit bijvoorbeeld LP/HD-waarden van 23,0/41,5 bar en temperaturen van -20/120 °C. Deze gegevens zijn cruciaal voor veilig onderhoud en reparaties.
Sinds 1 januari 2025 gelden aanvullende eisen vanuit de F-gassenverordening. Alle installaties moeten nu expliciet vermelden of ze hermetisch gesloten zijn, wat het CE-nummer is bij PED-categorie II en hoger, en de exacte hoeveelheid koudemiddel in zowel kg als CO₂-equivalent. Ook moet de tekst “Bevat gefluoreerde broeikasgassen” op de kenplaat staan.
Specifieke gegevens per koudemiddeltype
Voor R32-installaties moet de GWP-waarde van 675 worden vermeld, terwijl R410A-installaties een GWP van 2088 hebben. Deze waarden zijn nodig om het CO₂-equivalent te berekenen door de GWP te vermenigvuldigen met de totale koudemiddelvulling in kg. Deze berekening bepaalt ook of een installatie logboekplichtig is.
Hoe lang moet de servicehistorie worden bewaard?
De servicehistorie moet minimaal 5 jaar na demontage of verkoop van de installatie door de oorspronkelijke eigenaar worden bewaard. Installateurs die werkzaamheden uitvoeren, zijn volgens BRL 100 ook verplicht om hun eigen administratie 5 jaar te bewaren, onafhankelijk van eigendomsoverdrachten.
Bij verkoop van een installatie mag het originele logboek niet worden overgedragen aan de nieuwe eigenaar. Het moet gedurende de verplichte bewaartermijn bij de oorspronkelijke eigenaar blijven. Wel is het toegestaan om een kopie van het logboek ter informatie aan de nieuwe eigenaar te verstrekken.
Voor installateurs betekent dit dat zij een dubbele administratie moeten voeren. Enerzijds ondersteunen zij de eigenaar bij het bijhouden van het verplichte logboek, anderzijds moeten zij zelf alle uitgevoerde werkzaamheden documenteren en bewaren. Deze overlap zorgt voor extra zekerheid bij controles door toezichthouders.
Digitale bewaring en toegankelijkheid
Digitale bewaring van de servicehistorie is toegestaan, maar er gelden strikte eisen aan de toegankelijkheid. Het logboek moet te allen tijde op locatie raadpleegbaar zijn, ook tijdens netwerkstoringen of buiten kantooruren. Dit betekent dat een puur cloudgebaseerde oplossing zonder offline back-up niet voldoet aan de eisen.
Wat gebeurt er als de servicehistorie ontbreekt of onvolledig is?
Een ontbrekende of onvolledige servicehistorie kan leiden tot het verlies van de PED-certificering, waardoor de installatie niet meer conform is. Dit kan resulteren in boetes, het intrekken van de F-gassenvergunning of het stilleggen van de installatie totdat de documentatie op orde is.
Toezichthouders controleren regelmatig of installaties voldoen aan de F-gassenverordening en het Besluit activiteiten leefomgeving. Een incomplete kenplaat of een ontbrekend logboek wordt gezien als een ernstige overtreding. Voor installateurs kan dit ook gevolgen hebben voor hun certificering en vergunningen.
Wanneer een nieuwe installateur een bestaande installatie in beheer neemt en er is geen logboek aanwezig, is de installateur niet automatisch verantwoordelijk voor het aanmaken van een nieuw logboek. Wel moet hij de klant schriftelijk informeren over het ontbreken van de verplichte documentatie. Deze informatieplicht beschermt zowel de klant als de installateur bij eventuele controles.
Herstelmaatregelen bij incomplete documentatie
Als de servicehistorie incompleet is, moet deze zo snel mogelijk worden aangevuld met alle beschikbare informatie. Dit kan betekenen dat eerdere serviceverslagen moeten worden opgevraagd bij vorige installateurs of dat aanvullende inspecties nodig zijn om de huidige staat van de installatie vast te stellen.
Hoe maak je een correcte servicehistorie op de kenplaat?
Een correcte servicehistorie begint met het gebruik van duurzame, industriële materialen voor de kenplaat zelf. Vinyl- of polyesterlabels die bestand zijn tegen UV, chemicaliën en weersinvloeden zorgen ervoor dat de informatie leesbaar blijft gedurende de gehele levensduur van de installatie.
De kenplaat moet alle verplichte technische gegevens bevatten in een duidelijke, logische indeling. Gebruik standaardpictogrammen en -symbolen waar mogelijk, en zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond. De informatie moet leesbaar zijn onder verschillende lichtomstandigheden en na jaren van blootstelling aan de elementen.
Voor het bijhouden van de lopende servicehistorie is een gestructureerd logboeksysteem essentieel. Dit kan digitaal worden gevoerd via gespecialiseerde software die integreert met branchesystemen zoals Climatools of R-Flow Online. Het logboek moet bij elke servicebeurt worden bijgewerkt met de datum, de uitgevoerde werkzaamheden, de gebruikte materialen en de gegevens van de uitvoerende monteur.
Praktische tips voor kenplaatproductie
Wij adviseren het gebruik van een professioneel printsysteem dat geschikt is voor industriële labels. Software zoals NiceLabel kan helpen bij het ontwerpen van gestandaardiseerde kenplaten die automatisch de juiste gegevens invoegen. Dit voorkomt fouten en zorgt voor consistente opmaak voor alle installaties.
De servicehistorie op een kenplaat is een cruciaal onderdeel van de verplichte documentatie voor airco- en klimaatinstallaties onder de F-gassenverordening. Deze informatie zorgt ervoor dat installaties conform blijven en dat eigenaren hun vergunningen behouden.
Wat is de servicehistorie op een kenplaat precies?
De servicehistorie op een kenplaat is een verplichte registratie van alle uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden, reparaties en wijzigingen aan een airco- of klimaatinstallatie. Deze informatie moet zichtbaar zijn op de kenplaat zelf of gekoppeld zijn aan een logboek dat ter plaatse raadpleegbaar is.
De servicehistorie vormt samen met de technische specificaties het complete identificatiesysteem van een installatie. Het gaat niet alleen om wat er is gebeurd, maar ook om wie het heeft uitgevoerd en wanneer. Deze traceerbaarheid is essentieel om aan te tonen dat wordt voldaan aan de F-gassenverordening en de PED-certificering.
Voor installaties met meer dan 5 ton CO₂-equivalent is een digitaal logboek verplicht waarin de servicehistorie wordt bijgehouden. Dit logboek moet te allen tijde op locatie beschikbaar zijn, ook tijdens storingen of buiten kantooruren. De kenplaat verwijst naar dit logboek met de vermelding: “Logboek aanwezig: ja/nee”.
Welke onderhoudsgegevens zijn verplicht op de kenplaat?
Verplichte onderhoudsgegevens op de kenplaat omvatten het installatienummer, installatietype, installatiedatum, koudemiddelgegevens (type, GWP-waarde, vulling), de CO₂-equivalentberekening, de PED-categorie, druk- en temperatuurwaarden en de aanwezigheid van een logboek. Voor installaties van na 1 januari 2017 gelden aanvullende eisen.
De belangrijkste technische specificaties die op elke kenplaat moeten staan, zijn de minimale en maximale werkdrukken voor zowel lage als hoge druk, plus de temperatuurlimieten. Voor R32-installaties zijn dit bijvoorbeeld LP/HD-waarden van 23,0/41,5 bar en temperaturen van -20/120 °C. Deze gegevens zijn cruciaal voor veilig onderhoud en reparaties.
Sinds 1 januari 2025 gelden aanvullende eisen vanuit de F-gassenverordening. Alle installaties moeten nu expliciet vermelden of ze hermetisch gesloten zijn, wat het CE-nummer is bij PED-categorie II en hoger, en de exacte hoeveelheid koudemiddel in zowel kg als CO₂-equivalent. Ook moet de tekst “Bevat gefluoreerde broeikasgassen” op de kenplaat staan.
Specifieke gegevens per koudemiddeltype
Voor R32-installaties moet de GWP-waarde van 675 worden vermeld, terwijl R410A-installaties een GWP van 2088 hebben. Deze waarden zijn nodig om het CO₂-equivalent te berekenen door de GWP te vermenigvuldigen met de totale koudemiddelvulling in kg. Deze berekening bepaalt ook of een installatie logboekplichtig is.
Hoe lang moet de servicehistorie worden bewaard?
De servicehistorie moet minimaal 5 jaar na demontage of verkoop van de installatie door de oorspronkelijke eigenaar worden bewaard. Installateurs die werkzaamheden uitvoeren, zijn volgens BRL 100 ook verplicht om hun eigen administratie 5 jaar te bewaren, onafhankelijk van eigendomsoverdrachten.
Bij verkoop van een installatie mag het originele logboek niet worden overgedragen aan de nieuwe eigenaar. Het moet gedurende de verplichte bewaartermijn bij de oorspronkelijke eigenaar blijven. Wel is het toegestaan om een kopie van het logboek ter informatie aan de nieuwe eigenaar te verstrekken.
Voor installateurs betekent dit dat zij een dubbele administratie moeten voeren. Enerzijds ondersteunen zij de eigenaar bij het bijhouden van het verplichte logboek, anderzijds moeten zij zelf alle uitgevoerde werkzaamheden documenteren en bewaren. Deze overlap zorgt voor extra zekerheid bij controles door toezichthouders.
Digitale bewaring en toegankelijkheid
Digitale bewaring van de servicehistorie is toegestaan, maar er gelden strikte eisen aan de toegankelijkheid. Het logboek moet te allen tijde op locatie raadpleegbaar zijn, ook tijdens netwerkstoringen of buiten kantooruren. Dit betekent dat een puur cloudgebaseerde oplossing zonder offline back-up niet voldoet aan de eisen.
Wat gebeurt er als de servicehistorie ontbreekt of onvolledig is?
Een ontbrekende of onvolledige servicehistorie kan leiden tot het verlies van de PED-certificering, waardoor de installatie niet meer conform is. Dit kan resulteren in boetes, het intrekken van de F-gassenvergunning of het stilleggen van de installatie totdat de documentatie op orde is.
Toezichthouders controleren regelmatig of installaties voldoen aan de F-gassenverordening en het Besluit activiteiten leefomgeving. Een incomplete kenplaat of een ontbrekend logboek wordt gezien als een ernstige overtreding. Voor installateurs kan dit ook gevolgen hebben voor hun certificering en vergunningen.
Wanneer een nieuwe installateur een bestaande installatie in beheer neemt en er is geen logboek aanwezig, is de installateur niet automatisch verantwoordelijk voor het aanmaken van een nieuw logboek. Wel moet hij de klant schriftelijk informeren over het ontbreken van de verplichte documentatie. Deze informatieplicht beschermt zowel de klant als de installateur bij eventuele controles.
Herstelmaatregelen bij incomplete documentatie
Als de servicehistorie incompleet is, moet deze zo snel mogelijk worden aangevuld met alle beschikbare informatie. Dit kan betekenen dat eerdere serviceverslagen moeten worden opgevraagd bij vorige installateurs of dat aanvullende inspecties nodig zijn om de huidige staat van de installatie vast te stellen.
Hoe maak je een correcte servicehistorie op de kenplaat?
Een correcte servicehistorie begint met het gebruik van duurzame, industriële materialen voor de kenplaat zelf. Vinyl- of polyesterlabels die bestand zijn tegen UV, chemicaliën en weersinvloeden zorgen ervoor dat de informatie leesbaar blijft gedurende de gehele levensduur van de installatie.
De kenplaat moet alle verplichte technische gegevens bevatten in een duidelijke, logische indeling. Gebruik standaardpictogrammen en -symbolen waar mogelijk, en zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond. De informatie moet leesbaar zijn onder verschillende lichtomstandigheden en na jaren van blootstelling aan de elementen.
Voor het bijhouden van de lopende servicehistorie is een gestructureerd logboeksysteem essentieel. Dit kan digitaal worden gevoerd via gespecialiseerde software die integreert met branchesystemen zoals Climatools of R-Flow Online. Het logboek moet bij elke servicebeurt worden bijgewerkt met de datum, de uitgevoerde werkzaamheden, de gebruikte materialen en de gegevens van de uitvoerende monteur.
Praktische tips voor kenplaatproductie
Wij adviseren het gebruik van een professioneel printsysteem dat geschikt is voor industriële labels. Software zoals NiceLabel kan helpen bij het ontwerpen van gestandaardiseerde kenplaten die automatisch de juiste gegevens invoegen. Dit voorkomt fouten en zorgt voor consistente opmaak voor alle installaties.
